Contabilidade na Polónia em 2026: o que os empresários precisam de saber

A contabilidade na Polónia segue regras próprias, desde os métodos de contabilidade até ao KSeF. Saiba o que vai mudar em 2026 e como preparar a sua empresa para os novos requisitos

A Polónia continua a ser um dos destinos mais populares para a abertura de negócios entre empreendedores estrangeiros – a logística conveniente, o acesso ao mercado da UE e um processo de registo relativamente simples contribuem para isso. Mas logo no início, muitos deparam-se com uma surpresa: a contabilidade aqui funciona de forma bem diferente do que estão habituados no seu país. Os formatos de registo são diferentes, os relatórios são diferentes, e até a comunicação com a autoridade fiscal segue uma lógica própria. E é precisamente 2026 que se torna um ponto de viragem neste tema – o país está a transferir gradualmente as empresas para a faturação eletrónica obrigatória.

Vale a pena compreender estas regras ainda antes do primeiro negócio, e não depois de a autoridade fiscal emitir uma cobrança adicional ou uma multa por atraso na entrega de relatórios. As principais diferenças são explicadas ao relocate.to por Iryna Kachmarchyk, sócia-gerente da empresa de contabilidade CeDePe, que acompanha negócios em várias jurisdições em simultâneo.

Gerir um negócio no estrangeiro está quase sempre associado a questões difíceis de resolver sem um especialista – desde a escolha da forma jurídica até litígios laborais ou comunicação com a autoridade fiscal. 

Um advogado pessoal para empresas assume exatamente essas tarefas: aconselha sobre registo, gestão documental, relatórios e minimização de riscos fiscais, e, se necessário, acompanha a empresa também durante a relocalização para outro país. Não se trata de uma consulta pontual, mas de um apoio contínuo ao qual se pode recorrer em qualquer fase do desenvolvimento do negócio. Encontre já um advogado pessoal para o seu negócio na Visit World. 

Em que é que a contabilidade na Polónia difere do sistema habitual?

A primeira coisa com que um empreendedor se depara é a escolha do formato de contabilidade. Uma atividade individual (JDG, o equivalente polaco ao empresário em nome individual) mantém, consoante o regime fiscal escolhido, ou um registo simplificado de receitas (ewidencja przychodów), ou um livro fiscal de receitas e despesas (PKPiR). Já uma sociedade por quotas (spółka z o.o.) é obrigada a manter uma contabilidade organizada completa (księgi rachunkowe) – um nível de complexidade e responsabilidade bastante diferente.

O segundo ponto é a digitalização. As empresas polacas interagem com o Estado através de sistemas eletrónicos próprios, sendo o principal o Krajowy System e-Faktur (KSeF), a plataforma nacional de faturação eletrónica. A este junta-se o JPK_VAT – um ficheiro de controlo único através do qual os sujeitos passivos de IVA enviam mensalmente à autoridade fiscal dados estruturados sobre as suas compras e vendas, juntamente com a parte declarativa.

E o terceiro são as regras próprias para o tratamento das operações: emissão de faturas, cálculo e registo do IVA, gestão de pessoal e salários, interação com organismos estatais. Cada um destes processos deve ser configurado de acordo com os requisitos polacos específicos, e não transpondo a lógica a que se está habituado no país de origem.

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KSeF obrigatório: quem passa para o novo sistema, e quando

A maior mudança do próximo período é a introdução faseada da obrigatoriedade do KSeF. Desde 1 de fevereiro de 2026, as maiores empresas – aquelas cujo volume de negócios em 2024 ultrapassou 200 milhões de zlótis – ligaram-se ao sistema; a partir desse momento, todos os empresários, independentemente da dimensão, já devem estar preparados para receber faturas através do KSeF. A partir de 1 de abril de 2026, a obrigação de emitir e receber faturas através do sistema estende-se à grande maioria dos restantes empresários.

Por enquanto, ficam isentas as empresas mais pequenas – aquelas cujas vendas mensais documentadas por faturas não ultrapassem 10 mil zlótis (com um limite de 450 zlótis por fatura individual). Para estas, a transição fica adiada até 1 de janeiro de 2027, embora também tenham de começar a receber faturas de entrada através do KSeF mais cedo. Nas vendas B2C, ou seja, em transações com pessoas singulares, a utilização do sistema mantém-se voluntária.

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IVA e relatórios: lógica e prazos

Em substância económica, o VAT polaco é próximo do IVA habitual, mas o processo de administração é bastante diferente. O principal instrumento de reporte é o já mencionado JPK_VAT, que junta os registos de compras e vendas com a parte declarativa num único ficheiro. Os sujeitos passivos ativos submetem-no mensalmente, até ao dia 25 do mês seguinte – e esta regra aplica-se mesmo àqueles que, na prática, acertam contas com a autoridade fiscal trimestralmente.

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Funcionários e ZUS

Se uma empresa planeia contratar pessoal na Polónia, terá de estruturar separadamente um processo de gestão de pessoal e salários. O empregador regista os funcionários na Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – a instituição de segurança social –, calcula as contribuições e transfere-as mensalmente. Parte das contribuições é suportada pela empresa, parte é retida do salário do trabalhador; a divisão exata depende do tipo de seguro.

A Polónia lança em 2026 uma nova fase de controlo do mercado de trabalho, reforçando as verificações de contratos de trabalho e condições de emprego – detalhes através do link.

Checklist: o que pensar antes de começar?

Antes de passar ao funcionamento regular, vale a pena percorrer no papel todo o futuro processo contabilístico e fixar as respostas a algumas questões:

- que forma de negócio e regime fiscal escolher;

- que formato de contabilidade essa forma de atividade exige especificamente;

- como organizar a emissão e receção de faturas através do KSeF;

- se surgem obrigações relativas ao IVA e ao JPK_VAT;

- como organizar a gestão de pessoal e as contribuições para a ZUS, caso existam funcionários;

- que software utilizar e se este está integrado com os sistemas do Estado;

- quem exatamente prepara os documentos, verifica as operações e os entrega ao contabilista.

Esta abordagem permite configurar a contabilidade corretamente desde o início – em vez de reestruturar o sistema já durante o funcionamento, quando o custo de um erro é mais elevado.

É obrigatório contratar um contabilista polaco?

Não. A legislação polaca não exige que o contabilista tenha obrigatoriamente cidadania ou residência polaca – o essencial é que o profissional conheça as regras locais de contabilidade e reporte e cumpra os requisitos para a prestação de serviços de contabilidade. Por isso, um especialista de outro país pode perfeitamente acompanhar um negócio na Polónia.

Ainda assim, algumas empresas contratam contabilistas diretamente na Polónia, uma vez que estes conhecem bem o sistema local. Mas se o negócio operar simultaneamente noutro país, é preciso organizar separadamente a coordenação entre as duas contabilidades, o que acrescenta carga organizacional. Uma alternativa é subcontratar a contabilidade a uma empresa que já opere nas duas jurisdições: assim, não é necessário contratar um segundo contabilista nem coordenar manualmente o trabalho de duas equipas.

A contabilidade na Polónia não é necessariamente mais complexa do que aquela a que um empreendedor está habituado no seu país – funciona simplesmente segundo regras e ferramentas diferentes. E quanto mais cedo essas regras forem adaptadas a um negócio concreto – faturação, IVA, relatórios, gestão de pessoal –, menos erros haverá para corrigir depois do arranque.

Adaptar a contabilidade é apenas uma parte daquilo com que um negócio se depara ao entrar no mercado polaco. Em paralelo, é preciso lidar com o registo da empresa, a escolha do regime fiscal, a formalização das relações de trabalho e a interação com as autoridades locais – e um erro em qualquer uma destas etapas pode custar tempo e dinheiro. 

Um advogado pessoal para empresas ajuda a percorrer este caminho sem riscos desnecessários: aconselha sobre o registo e a escolha da forma jurídica, acompanha a gestão documental e a entrega de relatórios, e assume a resolução de litígios com parceiros de negócio ou autoridades. Se a empresa planeia contratar funcionários ou tratar de vistos de trabalho, o especialista também pode ajudar nessas questões. Este tipo de apoio é especialmente valioso precisamente durante a relocalização de um negócio para o estrangeiro, quando é preciso lidar com uma nova jurisdição e, ao mesmo tempo, manter a operação em funcionamento. Contacte um advogado pessoal para o seu negócio na Visit World e proteja a sua empresa dos erros típicos de entrada num novo mercado. 

Relembramos! O registo de um negócio ainda não garante o direito de residência na Europa. Já explicámos como isto funciona na Polónia, na Eslováquia e em Espanha em 2026.

Foto – gerada por Gemini

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