Contabilidad en Polonia en 2026: lo que los empresarios deben saber

La contabilidad en Polonia sigue sus propias reglas, desde los métodos contables hasta el KSeF. Descubra qué cambiará en 2026 y cómo preparar su empresa para los nuevos requisitos

Polonia sigue siendo uno de los destinos más populares para abrir un negocio entre los emprendedores extranjeros: una logística conveniente, el acceso al mercado de la UE y un procedimiento de registro relativamente sencillo contribuyen a ello. Pero ya desde el principio, muchos se topan con una sorpresa: la contabilidad aquí funciona de un modo bastante distinto al de su país de origen. Los formatos de registro son diferentes, la presentación de informes es diferente, e incluso la comunicación con la administración tributaria sigue su propia lógica. Y precisamente 2026 se convierte en un punto de inflexión en este tema: el país está trasladando progresivamente a las empresas hacia la facturación electrónica obligatoria.

Vale la pena entender estas normas antes de la primera operación, y no después de que la administración tributaria emita una liquidación adicional o una sanción por retraso en la presentación de informes. Las principales diferencias las explica a relocate.to Iryna Kachmarchyk, socia directora de la firma contable CeDePe, que acompaña a empresas en varias jurisdicciones a la vez.

Llevar un negocio en el extranjero casi siempre viene acompañado de preguntas difíciles de resolver sin un especialista: desde la elección de la forma jurídica hasta disputas laborales o la comunicación con la administración tributaria. 

Un abogado personal para empresas asume precisamente estas tareas: asesora sobre el registro, la gestión documental, la presentación de informes y la minimización de riesgos fiscales, y, si es necesario, acompaña a la empresa también durante una relocalización a otro país. No es una consulta puntual, sino un apoyo continuo al que se puede recurrir en cualquier etapa del desarrollo del negocio. Encuentre ya un abogado personal para su empresa en Visit World. 

¿En qué se diferencia la contabilidad en Polonia del sistema habitual?

Lo primero con lo que se encuentra un emprendedor es la elección del formato contable. Una actividad individual (JDG, el equivalente polaco del autónomo) lleva, según el régimen fiscal elegido, o bien un registro simplificado de ingresos (ewidencja przychodów), o bien un libro fiscal de ingresos y gastos (PKPiR). Una sociedad de responsabilidad limitada (spółka z o.o.), en cambio, está obligada a llevar una contabilidad completa por libros (księgi rachunkowe): un nivel de complejidad y responsabilidad completamente distinto.

El segundo aspecto es la digitalización. Las empresas polacas interactúan con el Estado a través de sistemas electrónicos propios, entre los que destaca el Krajowy System e-Faktur (KSeF), la plataforma nacional de facturación electrónica. A este se suma el JPK_VAT, un archivo de control único mediante el cual los sujetos pasivos del IVA envían mensualmente a la administración tributaria datos estructurados sobre sus compras y ventas, junto con la parte declarativa.

Y el tercero son las normas propias del país para el tratamiento de las operaciones: emisión de facturas, cálculo y registro del IVA, gestión de personal y nóminas, interacción con los organismos públicos. Cada uno de estos procesos debe configurarse conforme a los requisitos polacos, y no trasladando la lógica a la que se está acostumbrado en el país de origen.

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KSeF obligatorio: quién pasa al nuevo sistema y cuándo

El mayor cambio del próximo periodo es la implantación escalonada del uso obligatorio de KSeF. Desde el 1 de febrero de 2026, las mayores empresas —aquellas cuya facturación en 2024 superó los 200 millones de zlotys— se han conectado al sistema; a partir de ese momento, todos los empresarios, independientemente de su tamaño, ya deben estar preparados para recibir facturas a través de KSeF. Desde el 1 de abril de 2026, la obligación de emitir y recibir facturas a través del sistema se extiende a la gran mayoría del resto de empresarios.

Por ahora quedan exentas las empresas más pequeñas: aquellas cuyas ventas mensuales documentadas mediante facturas no superen los 10.000 zlotys (con un límite de 450 zlotys por factura individual). Para ellas, la transición queda aplazada hasta el 1 de enero de 2027, aunque también tendrán que empezar antes a recibir facturas entrantes a través de KSeF. En las ventas B2C, es decir, en las operaciones con particulares, el uso del sistema sigue siendo voluntario.

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IVA e informes: lógica y plazos

En cuanto a su esencia económica, el VAT polaco es similar al IVA habitual, aunque su forma de administración es bastante distinta. La principal herramienta de reporte es el ya mencionado JPK_VAT, que reúne en un solo archivo los registros de compras y ventas junto con la parte declarativa. Los sujetos pasivos activos lo presentan mensualmente, antes del día 25 del mes siguiente, y esta norma se aplica incluso a quienes en la práctica liquidan con la administración tributaria de forma trimestral.

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Empleados y ZUS

Si una empresa planea contratar personal en Polonia, deberá organizar por separado un proceso de recursos humanos y nóminas. El empleador registra a los trabajadores en la Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), la institución de seguridad social, calcula las cotizaciones y las transfiere mensualmente. Una parte de las cotizaciones la cubre la empresa y otra se retiene del salario del trabajador; el reparto exacto depende del tipo de seguro.

Polonia pone en marcha en 2026 una nueva fase de control del mercado laboral, reforzando las inspecciones de los contratos de trabajo y las condiciones de empleo; más detalles a través del enlace.

Checklist: qué pensar antes de empezar

Antes de pasar al funcionamiento regular, conviene repasar sobre el papel todo el futuro proceso contable y fijar las respuestas a varias preguntas:

- qué forma de negocio y régimen fiscal elegir;

- qué formato contable requiere específicamente esa forma de actividad;

- cómo organizar la emisión y recepción de facturas a través de KSeF;

- si surgen obligaciones relacionadas con el IVA y el JPK_VAT;

- cómo organizar la gestión de personal y las cotizaciones a la ZUS, si hay empleados;

- qué software utilizar y si está integrado con los sistemas estatales;

- quién exactamente prepara los documentos, verifica las operaciones y las traslada al contable.

Este enfoque permite configurar la contabilidad correctamente desde el principio, en lugar de reestructurar el sistema ya durante el funcionamiento, cuando el coste de un error es mayor.

¿Es obligatorio contratar a un contable polaco?

No. La legislación polaca no exige que el contable tenga necesariamente nacionalidad o residencia polaca: lo esencial es que el profesional conozca las normas locales de contabilidad y reporte y cumpla los requisitos para la prestación de servicios contables. Por eso, un especialista de otro país puede perfectamente acompañar a un negocio en Polonia.

Aun así, algunas empresas contratan contables directamente en Polonia, ya que conocen bien el sistema local. Pero si el negocio opera al mismo tiempo en otro país, hay que organizar por separado la coordinación entre las dos contabilidades, lo que añade carga organizativa. Una alternativa es externalizar la contabilidad a una firma que ya opere en ambas jurisdicciones: así no es necesario ni contratar a un segundo contable ni coordinar manualmente el trabajo de dos equipos.

La contabilidad en Polonia no es necesariamente más compleja que aquella a la que está acostumbrado un emprendedor en su país: simplemente funciona con normas y herramientas distintas. Y cuanto antes se adapten estas normas a un negocio concreto —facturación, IVA, informes, gestión de personal—, menos errores habrá que corregir después del lanzamiento.

Adaptar la contabilidad es solo una parte de lo que enfrenta una empresa al entrar en el mercado polaco. En paralelo, hay que ocuparse del registro de la empresa, la elección del régimen fiscal, la formalización de las relaciones laborales y la interacción con las autoridades locales, y un error en cualquiera de estas etapas puede costar tiempo y dinero. 

Un abogado personal para empresas ayuda a recorrer este camino sin riesgos innecesarios: asesora sobre el registro y la elección de la forma jurídica, acompaña la gestión documental y la presentación de informes, y se encarga de resolver disputas con socios comerciales o autoridades. Si la empresa planea contratar trabajadores o tramitar visados de trabajo, el especialista también puede ayudar con esas cuestiones. Este tipo de apoyo resulta especialmente valioso precisamente durante la relocalización de un negocio al extranjero, cuando hay que lidiar con una nueva jurisdicción sin dejar de mantener la operativa diaria. Acuda a un abogado personal para su empresa en Visit World y proteja a su compañía de los errores típicos al entrar en un nuevo mercado. 

¡Recordatorio! Registrar una empresa todavía no garantiza el derecho de residencia en Europa. Ya hemos contado cómo funciona esto en Polonia, Eslovaquia y España en 2026.

Foto: generada por Gemini

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