Belgien schließt die Reform des Verfahrens zur Erteilung von Arbeitsgenehmigungen für ausländische Fachkräfte ab und verlagert die Antragstellung auf eine digitale Plattform. Die neuen Vorschriften treten bereits im Frühjahr 2026 in Kraft, wobei einzelne Regionen des Landes eigene Anpassungsfristen erhalten. Erfahren Sie mehr über die neuen Anforderungen an Arbeitgeber, die Übergangsphase in Wallonien und die Vorbereitung auf die Nutzung des staatlichen Portals

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Die europäischen Länder verzichten bei Einwanderungsverfahren zunehmend auf Papierformulare und E-Mails zugunsten umfassender digitaler Dienste. Belgien schließt sich diesem Trend an und bereitet eine umfassende Umstellung für Arbeitgeber vor, die ausländische Fachkräfte für kurze Zeiträume einstellen.

Was sich ab Mai 2026 genau ändern wird, wer ausschließlich über das staatliche Portal arbeiten muss und welche regionalen Besonderheiten im Voraus zu beachten sind – das erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel.

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Kern der Reform: Die Beantragung von Arbeitsgenehmigungen wird digitalisiert

Die belgischen Behörden haben beschlossen, das Verfahren zur Beantragung von Kurzzeit-Arbeitsgenehmigungen und Genehmigungen für Handelsreisende zu zentralisieren. Ab dem 1. Mai 2026 sind Arbeitgeber und ihre bevollmächtigten Vertreter verpflichtet, die offizielle staatliche Online-Plattform zu nutzen. Die herkömmliche Einreichung per E-Mail gilt nicht mehr als gültig, mit Ausnahme einer Region, für die vorübergehend eine Ausnahmeregelung gilt.

Die Neuerung betrifft alle Arbeitgeber, die Arbeitnehmer aus Ländern außerhalb der Europäischen Union für kurzfristige Einsätze nach Belgien einladen möchten. Der Staat begründet den Übergang mit der Notwendigkeit, die Anzahl verlorener Briefe zu verringern, die Bearbeitung von Dokumenten zu beschleunigen und den Status des Antrags für beide Seiten – Behörden und den Arbeitgeber selbst – transparent zu machen. Ein weiterer Vorteil des digitalen Formats soll die Vereinheitlichung der Bearbeitungsfristen sein.

Wo man 2026 in Europa Arbeit sucht – lesen Sie unter dem Link.

Wer benötigt eine kurzfristige Arbeitserlaubnis in Belgien

Die kurzfristige Arbeitserlaubnis ist für ausländische Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern bestimmt, die zur Ausführung zeitlich begrenzter Arbeitsaufgaben nach Belgien kommen müssen. Die Gültigkeitsdauer eines solchen Dokuments beträgt in der Regel nicht mehr als 90 Tage, und die Genehmigung selbst wird von dem aufnehmenden belgischen Unternehmen gesponsert. Ein vollwertiges langfristiges Arbeitsvisum wird in solchen Fällen nicht ausgestellt, was das Verfahren zur Anwerbung von Fachkräften für einmalige Projekte vereinfacht.

Der Anwendungsbereich dieser Genehmigung ist recht breit gefächert. Sie wird für die Teilnahme an Geschäftstreffen, die Umsetzung konkreter Projekte, die Durchführung von Wartungs- oder Reparaturarbeiten an Geräten sowie für die Teilnahme an beruflichen Fortbildungen ausgestellt. Ein gesondertes Format bildet die Genehmigung für reisende Arbeitnehmer, d. h. für diejenigen, die regelmäßig zu Arbeitszwecken die Grenze überqueren. Beide Arten von Dokumenten werden ab dem 1. Mai 2026 ausschließlich in elektronischer Form ausgestellt.

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Das belgische Sozialversicherungsportal: ein neues Instrument für Arbeitgeber

Die Antragstellung erfolgt über das belgische Sozialversicherungsportal – eine staatliche digitale Infrastruktur, über die bereits ein Teil der Verwaltungsvorgänge abgewickelt wird.

Genau hier müssen Arbeitgeber Konten anlegen, Dokumente hochladen und den Status ihrer Anträge abrufen. Dieses Format soll die Kommunikation zwischen Unternehmen und regionalen Behörden beschleunigen, da die gesamte Interaktionshistorie in einer einzigen Schnittstelle gespeichert wird.

Das System ermöglicht zudem eine schnellere Erkennung unvollständiger Unterlagen. Früher konnte ein Arbeitgeber ein Schreiben mit einer fehlenden Datei versenden und erst nach einigen Wochen eine Antwort erhalten. In der digitalen Umgebung fallen leere Felder und fehlende Anhänge sofort auf, was die Anzahl der Nachfragen reduziert. Für Beamte bedeutet die Automatisierung eine genauere Nachverfolgung von Anträgen und eine Verringerung des Risikos von Fehlern bei der Übertragung von Daten aus E-Mails in interne Systeme.

In welchen europäischen Ländern liegt der Mindestlohn im Jahr 2026 am höchsten – darüber haben wir in einem früheren Artikel berichtet.

Übergangsphase in Wallonien: Einreichung per E-Mail bis zum 31. August 2026

Die Region Wallonien hat eine Ausnahme von der allgemeinen Regelung erhalten. Arbeitgeber, die Unterlagen über die wallonischen Behörden einreichen, können während der Übergangsphase weiterhin E-Mail nutzen. Diese Möglichkeit gilt bis einschließlich 31. August 2026; danach wird auch für wallonische Antragsteller ausschließlich das Online-Format verpflichtend.

Die Existenz der Übergangsphase hängt mit den regionalen Besonderheiten der Verwaltung der Arbeitsmigration in Belgien zusammen. Jede der drei Regionen des Landes verfügt über eine gewisse Autonomie bei der Erteilung von Arbeitsgenehmigungen. Arbeitgeber in Wallonien sollten die zusätzlichen vier Monate sinnvoll nutzen: die digitale Plattform parallel zur E-Mail testen, HR-Mitarbeiter in der neuen Benutzeroberfläche schulen und alle erforderlichen Konten einrichten. Nach Ablauf der Übergangsphase gibt es keine Rückkehr zur bisherigen Art der Einreichung von Unterlagen mehr.

Flandern und Brüssel: vollständiger Übergang zum Online-Verfahren ab 1. Mai 2026

Arbeitgeber, die beabsichtigen, befristete Arbeitsgenehmigungen über die Behörden von Flandern oder der Region Brüssel-Hauptstadt zu beantragen, müssen sich auf ein strengeres Szenario einstellen. Zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Reform haben die regionalen Behörden dieser Gebiete keine Einführung einer Übergangsphase bestätigt, die der wallonischen entspricht. Das bedeutet, dass ab dem 1. Mai 2026 die Einreichung von Dokumenten per E-Mail für diese beiden Regionen vollständig eingestellt werden könnte.

Diese Situation bedeutet eine zusätzliche Belastung für Unternehmen aus Flandern und Brüssel, da weniger Zeit für die Anpassung bleibt. Die Personalabteilungen dieser Arbeitgeber sollten sich im Voraus über die Anforderungen an Benutzerkonten auf dem staatlichen Portal informieren, das Verfahren zur Autorisierung bevollmächtigter Vertreter klären und das Hochladen von Dokumenten testen. Verzögerungen bei der Vorbereitung können dazu führen, dass die Fristen für die Einladung ausländischer Fachkräfte verpasst werden, was besonders bei kurzfristigen Projekten mit straffen Zeitplänen kritisch ist.

Welche Fachkräfte braucht Europa im Jahr 2026? – Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie sich Arbeitgeber auf die neuen Regeln für die Erteilung von Arbeitsgenehmigungen vorbereiten können

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass gültige digitale Zugangsdaten für den Zugang zur staatlichen Plattform vorliegen. Dabei geht es um Unternehmenskonten, die eine Anmeldung im Namen des Unternehmens ermöglichen, sowie um die Übertragung von Befugnissen an Bevollmächtigte, beispielsweise externe Berater oder Anwälte, die Migrationsangelegenheiten betreuen. Das Verfahren zur Erstellung und Verifizierung solcher Konten kann mehrere Wochen dauern, daher sollte man es nicht auf den letzten Drücker erledigen.

Der zweite Schritt ist die Überprüfung der internen Prozesse der Personalabteilung und der Rechtsabteilung. Dokumentvorlagen, Checklisten für die Sammlung von Belegen sowie interne Vorschriften für die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen waren oft auf die Einreichung des Antragspakets in einem einzigen Schreiben ausgerichtet. Nun müssen diese Prozesse an die schrittweise Einreichung der Unterlagen über die Webschnittstelle angepasst werden. Besondere Aufmerksamkeit sollte der Frage der Aufbewahrung von Nachweisen über die Antragstellung gewidmet werden: Im digitalen System werden solche Nachweise automatisch generiert, sie sollten jedoch in den internen Datenbanken des Unternehmens für zukünftige Audits und Prüfungen gespeichert werden.

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Zur Erinnerung! In den EU-Ländern entwickelt sich der Stundenlohn ungleichmäßig – in einigen Staaten steigen die Gehälter rasant, in anderen bleiben sie nahezu unverändert. Wo in Europa verdienen Arbeitnehmer am meisten und welche Länder verzeichnen das schnellste Wachstum – das erfahren Sie unter dem Link.

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