Un visa d'affaires est une autorisation du ou des pays de destination désignés au sein de l'espace Schengen, délivrée aux citoyens de pays soumis à l'obligation de visa dans la zone Schengen dans le seul but de faire des affaires en Belgique.

Le détenteur de ce type de visa n'est pas tenu d'avoir la citoyenneté du pays désigné afin de suivre son programme d'affaires, mais cette autorisation a également ses limites.

Les documents suivants sont requis pour une demande de visa d'affaires Schengen :

1) Formulaire de demande de visa. Entièrement rempli et signé.

2) Deux photos récentes. Prises au cours des trois derniers mois, conformément aux critères relatifs aux photos pour les visas Schengen.

3) Passeport en cours de validité. Il doit être valable au moins trois mois de plus après la date à laquelle vous envisagez de quitter l'espace Schengen. Des passeports plus anciens sur lesquels figurent des visas (le cas échéant).

4) Réservation ou itinéraire aller-retour. Document qui comprend les dates et les numéros de vol spécifiant l'entrée et la sortie de l'espace Schengen. Vous pouvez utiliser des services de consultation sur les visas comme celui-ci. Ces personnes peuvent s'occuper de la plupart des exigences obligatoires de vos visas d'affaires, telles que les itinéraires de vol et les réservations d'hôtel, tout en vous offrant une consultation gratuite par courrier électronique. 

5) Police d'assurance voyage. Un document qui prouve que vous disposez d'une assurance maladie de voyage pour l'ensemble du territoire Schengen, avec une couverture minimale de 30 000 euros en cas d'urgence médicale comme les maladies, les accidents et même le rapatriement en cas de décès. La police d'assurance acceptée par les autorités de l'UE lors de la demande d'un visa d'affaires.

6) Preuve d'hébergement. Un document qui indique où vous serez hébergé pendant votre séjour dans l'espace Schengen. Il peut s'agir d'une réservation d'hôtel, d'un contrat de location ou d'une lettre d'invitation d'un hôte chez qui vous séjournerez.

7) Preuve des moyens financiers. La preuve que vous disposez de suffisamment d'argent pour subvenir à vos besoins financiers pendant votre voyage d'affaires en Belgique.

Il peut s'agir d'un des éléments suivants :

a) Relevé de compte bancaire - qui montre que vous avez suffisamment d'argent sur votre compte pour le voyage. Le relevé ne doit pas dater de plus de 3 mois.

b) Lettre de parrainage - par une autre personne qui confirme qu'elle soutiendra financièrement votre voyage dans l'espace Schengen. Pour que cette lettre soit valable, elle doit être accompagnée d'un relevé bancaire du sponsor, datant de moins de trois mois.

c) Combinaison de votre relevé de compte bancaire et de la lettre de parrainage.

8)Preuve du paiement des droits de visa.

9) Lettre de motivation. Expliquer le but de la visite dans le pays de Schengen.

10) Bref profil du lieu de travail du candidat.

11) Lettre de l'employeur. Description minutieuse de l'objet du voyage ainsi que de l'itinéraire des journées passées dans l'espace Schengen.

12) Lettre d'invitation. Rédigée par l'entreprise partenaire dans la zone Schengen, faxée également au consulat correspondant. Cette lettre doit apparaître comme une invitation à participer à des réunions ou à d'autres événements pertinents en matière de commerce, d'industrie ou de travail.

13) Preuve des moyens financiers. Il doit être indiqué, soit dans la lettre de l'employeur, soit dans l'invitation de l'entreprise partenaire, que l'une des deux parties prendra en charge les frais de voyage du demandeur pendant son séjour dans l'espace Schengen.

S'il existait des relations commerciales antérieures entre les deux entreprises, la preuve d'un tel fait.

Pour les employés :

a) Contrat de travail.

b) Relevé bancaire actuel des 6 derniers mois.

c) Autorisation de congé de l'employeur.

d) Formulaire de déclaration d'impôt sur le revenu (Income Tax Return, ITR) ou le certificat de retenue de

l'impôt sur le revenu à la source du salaire.

Pour les travailleurs indépendants :

a) Une copie de votre licence d'exploitation.

b) Un relevé bancaire de l'entreprise des 6 derniers mois.

c) Déclaration d'impôt sur le revenu (Income Tax Return, ITR)

Vous devez soumettre votre demande de visa d'affaires Schengen au consulat ou à l'ambassade du pays dans lequel vous entrerez ou résiderez le plus pendant votre voyage d'affaires.

1) Si vous prévoyez de visiter un seul pays, vous devez vous adresser à l'ambassade, au consulat ou au centre des visas du pays que vous allez visiter.

2) Si vous envisagez de visiter plusieurs pays, l'endroit où vous devez déposer votre demande dépend du nombre de jours que vous passerez dans chacun des pays que vous visiterez.

a) Si vous passez le même nombre de jours dans chaque pays, vous devez présenter votre demande à l'ambassade, au consulat ou au centre des visas du pays où vous arriverez en premier.

b) Si vous passez un nombre inégal de jours dans chaque pays, vous devrez déposer votre demande auprès de l'ambassade, du consulat ou du centre des visas du pays où vous passerez le plus de temps.

Il y a quelques étapes simples à suivre pour demander un visa d'affaires Schengen :

- Vérifiez auprès de quelle ambassade ou de quel consulat vous devez déposer votre demande. Pour déposer votre demande de visa d'affaires au bon endroit, vous devez savoir quel pays doit vous délivrer un visa d'affaires (si vous envisagez de vous rendre dans plusieurs États Schengen). Ensuite, vous devez vérifier quel organisme de ce pays particulier s'occupe des demandes de visa ou s'il a sous-traité la soumission des demandes de visa à une autre partie.

- Fixez un rendez-vous à l'ambassade/consulat/centre de visas.

- Assistez à l'entretien de visa. Emportez tous les documents requis pour un visa d'affaires.

- Attendez une réponse. Entre-temps, l'ambassade traitera votre visa, qui passera par les systèmes de sécurité de l'UE tels que le Système d'information sur les visas et le Système d'information Schengen. 

Quand demander un visa Schengen d'affaires ?

Vous pouvez demander un visa d'affaires au plus tôt trois mois avant votre voyage et au plus tard 15 jours ouvrables avant votre voyage d'affaires en Europe.

Le meilleur moment pour demander un visa d'affaires Schengen est au moins trois semaines avant votre voyage d'affaires en Belgique.

Quelle est la durée de validité du visa Schengen d'affaires ?

Un visa d'affaires est généralement valable pour des séjours ne dépassant pas 90 jours. Si vous comptez voyager beaucoup et pas seulement dans un seul pays Schengen, il est recommandé de remplir la case "entrées multiples" dans le formulaire de demande. De cette façon, vous pourrez entrer et sortir de la zone Schengen à votre guise pendant la durée autorisée par votre visa.

Veillez à bien comprendre les étiquettes apposées sur la vignette du visa d'affaires, y compris la période pendant laquelle vous êtes autorisé à rester en Belgique, faute de quoi le dépassement du délai de validité du visa d'affaires Schengen peut avoir des conséquences.

Combien de temps faut-il pour obtenir un visa Schengen pour entreprise ?

En moyenne, le délai de traitement d'un visa d'affaires Schengen est de 10 jours ouvrables. Durant cette période, le demandeur sera informé de l'octroi ou du rejet de son visa d'affaires Schengen.

Toutefois, en fonction de la situation, le délai de traitement d'un visa d'affaires pour l'Europe peut être plus long si le cas individuel présente un caractère exceptionnel ou si une situation politique est en cours.