Wo in der EU lassen sich Dokumente am einfachsten online erledigen: Ranking der digitalen Behördendienste

In einigen EU-Ländern sind fast alle wichtigen staatlichen Dienstleistungen online verfügbar, während in anderen selbst für einfache Behördengänge noch ein persönlicher Besuch erforderlich ist. Das Ranking „eGovernment Benchmark 2026“ zeigt, wo es am bequemsten ist, Dokumente zu beantragen, Behördenportale zu nutzen und Geschäfte aus der Ferne zu erledigen. Erfahren Sie mehr über die digitalen Vorreiter der EU und die Länder, in denen die Bürokratie nach wie vor überwiegend offline abgewickelt wird

Bestellen Sie eine Beratung durch einen Migrationsspezialisten, um unangenehme Situationen während des Umzugs zu vermeiden

BERATUNG BESTELLEN

Der Digitalisierungsgrad öffentlicher Dienstleistungen wirkt sich unmittelbar darauf aus, wie lange es dauert, seinen Wohnsitz anzumelden, Sozialleistungen zu beantragen, sich an einer Hochschule einzuschreiben, eine Steuererklärung einzureichen oder ein Unternehmen zu gründen. In einigen EU-Ländern lassen sich die meisten dieser Vorgänge aus der Ferne erledigen, während in anderen Ländern ein Online-Antrag nur der erste Schritt vor einem persönlichen Besuch bei der zuständigen Behörde ist.

Im Jahr 2026 bewertete die Europäische Kommission 96 wichtige öffentliche Dienstleistungen in neun Lebensbereichen, darunter Umzug, Bildung, Gesundheitsversorgung, Beschäftigung und unternehmerische Tätigkeit. Die Studie deckte erhebliche Unterschiede zwischen den Ländern auf: Die Spitzenreiter sind nahezu vollständig digitalisiert, während in einigen Teilen der EU ein Drittel oder sogar mehr der Verfahren noch immer nicht vollständig online verfügbar sind. In diesem Artikel schauen wir uns an, wo E-Government-Dienste am besten funktionieren, welche Länder hinterherhinken und mit welchen Einschränkungen Ausländer möglicherweise konfrontiert sind.

Zuvor haben wir über die europäischen Länder berichtet, in denen es am einfachsten ist, ein Arbeitsvisum zu erhalten und eine Karriere im Ausland zu starten.

Planen Sie einen Umzug nach Europa oder die Beantragung einer Aufenthaltserlaubnis? Die Migrationsgesetzgebung ändert sich rasant, und selbst ein kleiner Fehler in den Dokumenten kann monatelange Wartezeiten oder eine Ablehnung zur Folge haben.

Eine Beratung durch einen Einwanderungsanwalt hilft Ihnen, Ihre Chancen einzuschätzen, die optimale Visumart zu wählen und sich risikofrei auf die Antragstellung vorzubereiten. 

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und erhalten Sie einen klaren Aktionsplan.

Wie hat die Europäische Kommission digitale Behördendienste bewertet?

Im Ranking eGovernment Benchmark 2026 bewertete die Europäische Kommission nicht nur die Verfügbarkeit von Behördenportalen, sondern auch, ob Nutzer den gesamten Vorgang tatsächlich online abschließen können. Die Studie umfasste 96 wichtige Dienstleistungen in neun Lebensbereichen: Umzug, Verkehr, Familienangelegenheiten, Beschäftigung, Bildung, Gesundheitsversorgung, Gerichtsverfahren sowie Unternehmensgründung und -führung.

Für die Bewertung wurde die „Mystery-Shopper“-Methode angewendet. Geschulte Experten traten als normale Nutzer auf: Sie suchten nach der benötigten Dienstleistung, durchliefen den Authentifizierungsprozess, füllten Formulare aus und prüften, ob der Vorgang ohne einen persönlichen Besuch abgeschlossen werden konnte.

Die Hauptkriterien waren:

- Verfügbarkeit des gesamten Verfahrens online

- Klarheit der Informationen zu Unterlagen, Fristen und Zahlung

- Möglichkeit, die Dienstleistung über ein Smartphone zu nutzen

- Elektronische Identifizierung und digitale Signatur

- Automatische Nutzung von Daten aus staatlichen Registern

- Nachverfolgung des Antragsstatus

- Verfügbarkeit der Dienste für Nutzer aus anderen EU-Ländern

Deshalb bedeutet eine hohe Punktzahl mehr als nur eine große Anzahl elektronischer Formulare. Sie zeigt an, dass behördliche Dienste als vollwertiger Online-Prozess funktionieren: von der Informationssuche über die Einreichung eines Antrags bis hin zum Erhalt des Ergebnisses.

Mehr über die günstigsten Länder für Expats im Jahr 2026 erfahren Sie unter dem Link.

Wo in der EU sind die meisten öffentlichen Dienste online verfügbar?

Der Grad der Digitalisierung öffentlicher Verfahren variiert erheblich zwischen den EU-Ländern. Laut dem eGovernment Benchmark 2026 kann in den führenden Ländern fast der gesamte Prozess – von der Informationssuche und der Autorisierung bis hin zur Einreichung eines Antrags und dem Erhalt eines Ergebnisses – aus der Ferne abgewickelt werden. Gleichzeitig erfordert in Ländern mit niedrigeren Werten ein erheblicher Teil der Verfahren nach wie vor Papierdokumente, Schriftverkehr oder einen persönlichen Besuch.

Die Länder mit den höchsten Werten hinsichtlich der Verfügbarkeit digitaler Dienstleistungen für die Öffentlichkeit sind:

1. Malta – 99,7 %

2. Luxemburg – etwa 98 %

3. Finnland – etwa 96 %

4. Estland – etwa 96 %

5. Lettland – 93,5 %

6. Spanien und die Niederlande – über 88 %

7. Litauen – etwa 88 %

8. Irland – etwa 87 %

9. Schweden – etwa 86 %

10. Portugal – 84,5 %

Diese Zahlen spiegeln nicht die allgemeine Verbreitung von E-Government wider, sondern den Anteil der Verwaltungsschritte, die in wichtigen Lebenssituationen online erledigt werden können. Dazu gehören Umzug, Beschäftigung, Bildung, Familienangelegenheiten, Gesundheitsversorgung, Verkehr und Gerichtsverfahren. Das offizielle Tool der Europäischen Kommission bewertet die Länder auf einer Skala von 0 bis 100 und berücksichtigt dabei sowohl die Zugänglichkeit der Dienste für lokale Nutzer als auch die Möglichkeit, von einem anderen europäischen Land aus darauf zuzugreifen.

Eine hohe Platzierung bedeutet jedoch nicht, dass ein Ausländer alle Dienste unmittelbar nach seinem Umzug nutzen kann. Der Zugriff auf Behördenportale erfordert oft eine lokale Identifikationsnummer, einen elektronischen Personalausweis, eine gemeldete Adresse, eine Bankvollmacht oder ein digitales Zertifikat.

Daher werden wir nicht nur die Leistung der führenden Länder untersuchen, sondern auch, wie ihre digitalen Systeme in der Praxis funktionieren.

Malta: Fast alle wichtigen Verfahren sind online verfügbar

Malta belegte in der EU den ersten Platz hinsichtlich der Zugänglichkeit digitaler Behördendienste für die Öffentlichkeit. Seine Punktzahl lag bei 99,7 %, was bedeutet, dass praktisch alle im Rahmen des eGovernment-Benchmarks 2026 bewerteten Verwaltungsschritte aus der Ferne erledigt werden können.

Das zentrale Online-Portal ist Servizz.gov.mt, auf dem Behördendienstleistungen nach Lebenssituationen gruppiert sind. Über dieses Portal können Nutzer Informationen abrufen, Anträge stellen oder auf die erforderlichen Dienstleistungen in den Bereichen Sozialversicherung, Bildung, Wohnen, Familienangelegenheiten, Verkehr und Unternehmertum zugreifen.

Das maltesische eID-Konto dient dem Zugriff auf personalisierte Dienste. Es ermöglicht Einwohnern, ihre Identität online zu bestätigen und sich bei Behördensystemen anzumelden, ohne sich auf jedem Portal separat registrieren zu müssen. Maltesische Staatsbürger und Inhaber einer eResidence ab 14 Jahren können ein solches Konto erhalten.

Gleichzeitig ist es für Ausländer wichtig, ein Detail zu beachten: Der anfängliche eID-Antragsprozess lässt sich nicht immer vollständig aus der Ferne abwickeln. Für die Registrierung kann ein persönlicher Besuch in einer Servizz.gov-Geschäftsstelle oder bei einer Behörde, die Ausweisdokumente ausstellt, erforderlich sein. Offiziellen Angaben zufolge dauert die Antragsprüfung etwa fünf Tage, und der Aktivierungslink wird möglicherweise innerhalb von zehn Tagen versendet.

Der Hauptvorteil Maltas liegt somit nicht nur in der großen Anzahl elektronischer Formulare. Sobald ein Einwohner eine lokale eID erhalten hat, kann er über ein einziges System auf die meisten Behördendienste zugreifen und muss Behördenbüros deutlich seltener persönlich aufsuchen.

In unserem vorherigen Artikel haben wir die Lebenshaltungskosten in den besten EU-Ländern im Jahr 2026 besprochen.

Luxemburg: Digitale Dienste für Einwohner und Unternehmen

Luxemburg belegt den zweiten Platz in der EU: Rund 98 % der wichtigsten Verwaltungsvorgänge für Bürger sind online verfügbar. Die zentrale Plattform ist Guichet.lu, und personalisierte Dienste werden über das MyGuichet.lu-Konto bereitgestellt. Hier können Nutzer Steuererklärungen einreichen, eine Adressänderung melden, bestimmte Genehmigungen beantragen, auf Sozial- und Gesundheitsdienste zugreifen und mit Behörden interagieren.

Um sich bei MyGuichet.lu zu registrieren, benötigen Sie eine der folgenden elektronischen Identifizierungsmethoden:

- Ein LuxTrust-Produkt

- Einen luxemburgischen elektronischen Personalausweis

- Eine eIDAS-konforme Identifizierungsmethode, die in einem anderen europäischen Land ausgestellt wurde

Luxemburg zeichnet sich insbesondere durch die Zugänglichkeit seiner grenzüberschreitenden Dienste aus. Nutzer können bereits mit elektronischen Identifikationsmitteln aus 22 europäischen Ländern, darunter Frankreich, Belgien und Deutschland, auf die Behördenportale zugreifen. Dies ist wichtig für ein Land, in dem viele Menschen im Ausland leben, aber in Luxemburg arbeiten, Steuern zahlen oder geschäftlich tätig sind.

Gleichzeitig reicht eine europäische eID für Ausländer nicht immer aus. Um ein vollwertiges persönliches Konto anzulegen und auf bestimmte Verfahren zugreifen zu können, ist unter Umständen eine 13-stellige luxemburgische Identifikationsnummer (Matricule) erforderlich. Diese wird beispielsweise für die elektronische Abgabe einer Steuererklärung benötigt, und Nutzer ohne eine solche Nummer müssen zunächst einen gesonderten Antrag stellen, um sie zu erhalten.

Der Vorteil Luxemburgs besteht darin, dass ein einziges Konto Dienste sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmer abdeckt. Bestimmte Verfahren, wie beispielsweise Anträge auf Aufenthaltsgenehmigung oder Sozialversicherung, sind auch ohne Autorisierung zugänglich; für die Unterzeichnung von Dokumenten und die Verfolgung des Bearbeitungsstands eines Antrags ist jedoch in der Regel eine verifizierte digitale Identität erforderlich.

Wir haben bereits darüber berichtet, welche Berufe in Luxemburg bei Ausländern am meisten gefragt sind, welche Merkmale der Arbeitsmarkt aufweist und wie die Einstellungsverfahren ablaufen.

Finnland: Weniger Bescheinigungen und weniger erneute Dateneingaben

Finnland gehört zu den Vorreitern in der EU: Rund 96 % der wichtigsten behördlichen Vorgänge für die Öffentlichkeit können online erledigt werden. Die zentrale Anlaufstelle ist das Suomi.fi-Portal, das Informationen, Anleitungen und Links zu Dienstleistungen für Bürger, Einwohner und Unternehmer bündelt. Nach der Anmeldung können Nutzer mit verschiedenen Behörden interagieren, in Registern gespeicherte Daten einsehen und ihre elektronischen Berechtigungen verwalten.

Für die Anmeldung bei Behördensystemen nutzen Nutzer in der Regel:

- finnische Online-Banking-Codes

- das Mobile-ID-Zertifikat

- einen elektronischen Personalausweis

- für einige Dienste eine kompatible elektronische Identifizierungsmethode aus einem anderen Land

Einer der Hauptvorteile des finnischen Systems ist der Suomi.fi-Dienst für elektronische Vollmachten.

Über diesen können Sie einer anderen Person oder einem Unternehmen eine elektronische Vollmacht erteilen, in Ihrem Namen zu handeln – beispielsweise zur Erledigung steuerlicher, medizinischer oder behördlicher Angelegenheiten. Eine solche Vollmacht wird im nationalen Register gespeichert, sodass es oft nicht notwendig ist, für jede Behörde eine separate Vollmacht in Papierform auszustellen.

Ein weiteres wichtiges Feature ist „Suomi.fi Messages“, ein zentraler Posteingang für behördliche Mitteilungen. Behörden nutzen diesen, um Bescheide, Rechnungen, Termininformationen und andere Dokumente zu versenden. Ab dem 14. April 2026 werden Nutzer, die sich bei den E-Diensten der Behörden anmelden, aufgefordert, „Suomi.fi Messages“ zu aktivieren; danach wird die Korrespondenz vieler Behörden digital statt per Post zugestellt.

Für Ausländer kann der Zugang komplizierter sein, wenn sie noch keine finnische Personenkennziffer oder eine lokale starke Identifizierungsmethode besitzen. Für bestimmte Vorgänge können Sie die „Finnish Authenticator“-App nutzen, müssen jedoch zunächst eine spezielle UID für Ausländer beantragen und Ihre Identität verifizieren.

In unserem vorherigen Artikel haben wir das Leben in Finnland im Jahr 2026 für Ausländer behandelt: den Umzug nach Finnland, die Vor- und Nachteile des Lebens dort, die Lebenshaltungskosten sowie nützliche Informationen für Expats.

Estland: Digitale Identifizierung und vernetzte Behördenregister

Estland weist gemäß der Methodik des eGovernment Benchmark 2026 eine Verfügbarkeit digitaler Dienste von etwa 96 % auf. Gleichzeitig gibt das Land selbst an, dass alle Behördendienste bereits rund um die Uhr online verfügbar sind, auch wenn bestimmte Vorgänge zusätzliche Anforderungen mit sich bringen oder eine Identitätsprüfung erfordern können.

Das System basiert auf der elektronischen Identifizierung. Um sich bei Behördenportalen anzumelden, können Nutzer einen Personalausweis, Mobile-ID, Smart-ID oder eine von der EU anerkannte eID verwenden. Eine digitale Signatur hat die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift.

Der Datenaustausch zwischen Behörden wird durch die X-tee/X-Road-Plattform erleichtert. Dank dieser Plattform können Behördenregister Informationen sicher übertragen, sodass Nutzer bereits im System vorhandene Daten nicht jedes Mal erneut eingeben müssen.

Ausländern wird der Zugang zum gesamten Dienstleistungsangebot in der Regel erst nach Erhalt einer Aufenthaltsgenehmigung und einer lokalen digitalen ID gewährt. Der E-Residency-Status vereinfacht die Abwicklung von Geschäften aus der Ferne, ersetzt jedoch keine Aufenthaltsgenehmigung und gewährt keinen automatischen Zugang zu allen sozialen oder medizinischen Leistungen.

In unserem vorherigen Artikel haben wir die estnische E-Residency behandelt: wie man sie erhält, wie viel sie kostet und welche Möglichkeiten sie bietet.

Lettland: Über 93 % der Behördengänge sind online verfügbar

In Lettland sind etwa 93,5 % der wichtigsten öffentlichen Dienstleistungen online verfügbar. Der zentrale Zugangspunkt ist das Portal Latvija.gov.lv, das Dienstleistungen von staatlichen und kommunalen Behörden sowie Anleitungen für verschiedene Lebenssituationen bündelt.

Zur Anmeldung können Sie eine eID-Karte, eParaksts Mobile, eine qualifizierte Smart-ID oder eine kompatible elektronische Identifizierungsmethode aus einem anderen EU-Land verwenden. Das Portal beherbergt auch „e-adrese“ – ein persönliches E-Mail-Konto für den offiziellen Schriftverkehr mit Behörden.

Das System wird in relativ großem Umfang genutzt: Das Portal hat etwa 1,6 Millionen einzelne Nutzer, und im Jahr 2025 wurden elektronische Dienste über das Portal rund 8,8 Millionen Mal in Anspruch genommen.

Ausländer benötigen für bestimmte personalisierte Vorgänge möglicherweise eine lettische Personenkennziffer, eine Aufenthaltsgenehmigung oder eine lokale eID-Karte. Daher kann der Online-Dienst – obwohl er technisch verfügbar ist – nicht immer unmittelbar nach dem Umzug ins Land genutzt werden.

Litauen: Gut ausgebaute Online-Dienste für Bürger und Unternehmen

In Litauen sind etwa 88 % der wichtigsten staatlichen Dienstleistungen für Bürger online verfügbar. Das Hauptportal ist „Elektroniniai valdžios vartai“ auf der Plattform Epaslaugos.lt, das administrative und öffentliche E-Dienste verschiedener Institutionen bündelt.

Über das System können Nutzer nach Dienstleistungen nach Kategorie oder Lebenssituation suchen, einen Antrag stellen und zum Dienst der zuständigen Behörde weitergeleitet werden. Für personalisierte Vorgänge sind in der Regel eine litauische Personenidentifikationsnummer und ein Mittel zur elektronischen Identifizierung erforderlich, wie beispielsweise eine Bankautorisierung, Mobile-ID oder ein elektronischer Personalausweis.

Für Ausländer sind einige Verfahren nach wie vor komplizierter, insbesondere bevor sie eine lokale Identifikationsnummer erhalten haben. Gleichzeitig gibt es in den größeren Städten spezialisierte Beratungszentren: So bietet beispielsweise das „International House Vilnius“ Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen, Steuern, Sozialversicherung, Beschäftigung und Unternehmensgründung.

Erfahren Sie mehr über die Mietkosten in verschiedenen europäischen Städten, indem Sie dem Link folgen.

Spanien: Viele Online-Dienste, aber digitale Identifizierung erforderlich

In Spanien sind über 88 % der wichtigsten Behördengänge aus der Ferne erledigbar. Sie können online Steuererklärungen einreichen, Bescheinigungen beantragen, Sozialleistungen abfragen, Gebühren bezahlen und mit verschiedenen Behörden interagieren.

Für den Zugriff auf personalisierte Dienste benötigen Sie in der Regel eines der folgenden Mittel:

- Das Cl@ve-System

- Ein elektronisches Zertifikat

- Einen elektronischen Personalausweis (DNIe)

- Eine NIE (Ausländeridentifikationsnummer) und eine verifizierte Telefonnummer

Cl@ve ist ein einheitliches Identifikationssystem für Behörden. Sie können sich mit einem elektronischen Zertifikat, einem Einladungsschreiben, bei einem persönlichen Besuch oder in bestimmten Fällen per Videoidentifizierung registrieren. Die automatische Video-Registrierung steht jedoch nicht allen Ausländern zur Verfügung, sodass anfangs möglicherweise eine Identitätsprüfung vor Ort erforderlich ist.

Wir haben bereits über Steuern in Spanien im Jahr 2026 berichtet: Wie viel Arbeitnehmer, Unternehmer und Immobilienbesitzer zahlen.

Die Niederlande: Praktische Dienste nach Erhalt eines DigiD

In den Niederlanden sind über 88 % der wichtigsten Behördengänge online verfügbar. Über digitale Dienste können Sie Steuerangelegenheiten regeln, Anträge bei Gemeinden einreichen, Informationen zu Rente und Sozialversicherung abrufen sowie mit Versicherungsgesellschaften und anderen Behörden interagieren.

Das wichtigste Authentifizierungsmittel ist DigiD – eine persönliche digitale ID, mit der man sich auf Behördenwebseiten anmeldet. Um ein DigiD zu erhalten, muss sich ein Ausländer in der Regel zunächst beim Einwohnermeldeamt registrieren lassen und eine BSN-Nummer erhalten, die bei der Nutzung behördlicher Dienste verwendet wird.

Sobald das DigiD aktiviert ist, lassen sich die meisten alltäglichen Verwaltungsangelegenheiten aus der Ferne erledigen. In der Anfangsphase des Umzugs ist ein persönlicher Besuch jedoch oft unvermeidlich: Die Anmeldung einer Adresse, die Beantragung einer BSN-Nummer und bestimmte Einwanderungsverfahren müssen über die Gemeinde oder eine andere zuständige Behörde abgewickelt werden.

Wenn Sie eine Legalisierung, die Beantragung einer Aufenthaltsgenehmigung oder die Einreichung von Migrationsdokumenten im Ausland planen, kann die Hilfe von spezialisierten Migrationsanwälten den Prozess erheblich vereinfachen. Die Spezialisten helfen Ihnen dabei, die Chancen auf einen legalen Status einzuschätzen, die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten, typische Fehler zu vermeiden und begleiten Sie in allen Phasen des Migrationsverfahrens: von der ersten Beratung bis zum Erhalt der Entscheidung der Migrationsbehörden.

Zur Erinnerung! Die neuen Wirtschaftsdaten zeigen, welche Länder ihr BIP steigern konnten und welche aufgrund von Inflation und Wachstumsverlangsamung an Boden verloren haben. Das Ranking der reichsten Länder der Welt 2026 finden Sie unter dem Link.